缩短报销周期 提高审批效率
罗氏诊断实施预算和费用报销系统成功案例
2009/07/20
报销，是企业日常运营中的一个重要环节。特别是销售人员众多且员工出差机会频繁的公司，费用报销不仅与公司现金流通状况密切相关，也关系到员工的利益。但是公司繁杂的财务政策往往造成报销拖拉延误，给员工带来不便。因此简化费用报销流程并提高操作过程中的透明度，成为每个公司都想要解决的问题。
罗氏诊断产品（上海）有限公司利用上海葡萄城的预算和费用报销管理解决方案成功的将平均42个工作日的报销周期缩短了近一半时间，其成功经验或可为有相同烦恼的企业借鉴。
一、客户背景
罗氏始创于1896年，总部位于瑞士巴塞尔，在制药和诊断领域是世界领先的以研发为基础，以创新驱动的健康事业公司之一。罗氏是体外诊断领域、抗肿瘤药品和移植药品的全球领先者，罗氏诊断作为罗氏集团两大业务部门之一，在2000年与AVL公司的仪器部门进行了成功的合并，使得罗氏诊断成为诊断领域领先的医疗保健信息提供者，其应用科学部是全球研究疾病病因或隐患的试剂和系统的主要生产商，每年有100多种有利于医学科学进展和供商业使用的新产品、科研试剂和系统上市。
与绝大多数医药公司相仿，罗氏诊断的销售人员遍布全国各大省市，所有报销单据都需要汇总到总公司才能进行，费用报销周期过长成为日益突出的矛盾。通过调研市场上流行的预算和费用报销管理系统，管理层最终选择了上海葡萄城信息技术有限公司的解决方案。
二、业务难题
葡萄城的实施顾问对罗氏诊断作了详尽的需求调研，发现问题主要集中在以下方面：
- 报销周期过长 罗氏诊断对公司的报销流程做过统计，平均需要42个工作日才能完成从申请到审批到财务支付的整个流程。报销周期过长的弊端不仅体现于员工满意度下降，对公司的现金流管理也带来了困难。
- 审批过程不透明 报销申请离不开审批，传统的手工方式主导下，审批流程是不透明的。员工既无法了解审批进行到了哪一步，还需要多少时间才能拿到报销所得，也不能在申请被驳回时立刻获悉具体原因。
- 现金和信用卡的抉择 罗氏诊断为了减少公司现金预支，鼓励销售人员使用信用卡进行业务活动。但准确判别工作消费和个人消费纪录却成了财务额外的负担，同时也造成报销周期延长并可能影响信用卡还款。
三、葡萄城预算和费用报销解决方案
上海葡萄城信息技术有限公司的预算和费用报销解决方案利用灵活的工作流程支持企业对资金进行管理，结合客户实际需求，葡萄城的顾问将罗氏诊断的实施重点放在以下方面：
- 费用审批按明细拆分进行，加快报销进度 员工报销经常会遇到个别明细项不符合要求需退回重新填写，通常情况是将整张单据一起退回，其中也包括正确的项目。通过对细节的深入调研，罗氏诊断发现员工在重新填写单据方面浪费了大量时间，而整个报销流程的周期也因此延长。葡萄城的实施顾问针对企业需求对员工申请报销的项目进行拆分，一旦单据中某一项费用申请出现问题，系统仅仅退回需要修改的明细项，而其他则按照正常流程进行审批。
- 导入信用卡消费记录，减少公司现金预支 葡萄城的实施顾问将银行提供的信用卡消费记录导入系统，并做标记以供申请者填写单据时选择。员工进行费用报销时自行选择相关记录作为明细项，各级审批人能方便地核查。对于个人消费不做报销用途的记录，审批人则无法查看，保护员工个人隐私的安全性。
- 规范公司流程，提高各环节工作效率 罗氏诊断严格要求施行标准规范的流程以提高整个企业的效率，葡萄城的实施顾问根据其需求将出差申请和现金预支流程与费用报销进行关联。员工利用系统进行出差申请，此后的差旅费用报销必须与其出差申请单一致，报销时系统会自动列出员工提交的出差申请供其选择，利用同一个系统规范流程提高效率。现金预支同样与最后的财务支付流程相关联，财务完成最后付款前会根据SAP系统冲抵的现金扣除预支的金额，申请者通过系统可以看到实际归还的金额。罗氏诊断要求每一张发票对应一项报销明细并由系统给出索引号互相对照，财务只需将索引号导入SAP系统就能对两个系统内的数据进行核对，便于导出报表及财务审计。
四、客户收益
罗氏诊断实施上海葡萄城的预算和费用报销系统之后，基本实现缩短报销周期目标的目标，同时在以下方面获得收益：
- 加强合规检查 系统遵循SOP标准，一旦报销的费用超过额定金额标准，系统会自动给出提示并转给更高权限的负责人进行审批。为提醒员工注意合规，系统将法规性文档作为附件链接，减少差错率。
- 提高审批透明度及员工满意度 运用流程的益处在于能随时查看报销的进展，普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录，并可点击查看单项费用的审批纪录、审批进展。如果申请被拒，系统则要求审批者必须输入拒绝理由并扣除申请人相应的分数，加强员工严格遵守报销规则的自觉性。企业通过系统提升了审批的透明度，也提高了员工的满意度。
- 提高报销效率，缩短周期 系统通过邮件提醒审批者有亟待审批的费用，并自动在审批结束后进入下一个与物理单据的审核流程，最后报财务部门等待付现。即使审批者不在公司也不影响报销流程的运转，避免了拖沓。申请者若有事外出，可以设置代理人帮助填写相关单据并作为草稿保存，节省了不必要的等待时间。
CTI论坛报道
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