用Google Apps替代传统邮件系统_email_企业

用Google Apps替代传统邮件系统

2011/11/04

　　出于支持移动应用、提升搜索便捷性和效率，以及降低维护成本等原因，美国大型连锁超市BI-LO将企业级电子邮件平台从IBM Lotus Notes迁移到Google Apps。

　　2009年晚些时候，美国东南部地区的大型连锁超市BI-LO决定不再使用IBM Lotus Notes电子邮件应用。而在此前，IBM已经放弃了对BI-LO所使用的Lotus Notes版本的支持，这意味着BI-LO将不再能够获得该版本的技术支持。这让BI-LO的IT团队必须做出一个选择，升级或是寻找新的解决方案。

　　BI-LO连锁超市总部位于美国南卡罗来纳州格林维尔，旗下有200多家连锁店。BI-LO连锁超市的CIO Carol deWitt说：“由于成本和可能会影响生产效率的因素，我们向后推迟了调整的时间。事实上，我们一直拖到必须要做出调整的那一刻。”

　　BI-LO最终决定选择使用谷歌的Google Apps，这将把企业的电子邮件系统从传统的Lotus Notes应用升级至云服务平台。这一决定将为BI-LO每年节省数千万美元的IT开支，其成本不到Lotus Notes应用的60%。deWitt表示，Google Apps的好处不仅仅在于可以节约开支，还免去了许多在使用Lotus Notes时所遇到的传统IT系统维护的烦恼。

　　图：美国大型连锁超市IB-LO店面外景
　　传统IT的麻烦事

　　事实上，deWitt和她的IT团队在此前的很长一段时间，一直被Lotus Notes应用的系统维护问题所困。由于Lotus Notes的Web客户端使用起来不太顺手，导致了员工的工作效率不高。BI-LO在全美的四个州拥有约17000名员工，而在日常通信中，通过Web访问邮件非常重要。

　　此前，为了避免Web版本不同，BI-LO为一些用户安装了Lotus Notes的胖客户端。但是胖客户端也存在着一些诸如存储容量有限等问题。随着文件越来越大，这一问题变得越来越突出。BI-LO架构与规划高级经理Jason Breazeale说：“仅胖客户端，每个季度我们就会收到数百张报修单。”

　　后来，BI-LO还曾决定利用Lotus Notes的黑莓应用。对于一些用户而言，这是一个不错的选择。但这同时也为IT部门带来了很大的系统维护压力。为了确保安全和法规遵从，BI-LO的IT团队制定了新的用户规定。deWitt表示，公司规定用户仅能通过连接至黑莓企业服务器的企业版黑莓手机访问电子邮件，不允许个人设备进行访问。

　　此外，传统邮件系统导致的信息分散特性也带来了遵从性挑战。带有核心商业秘密的企业邮件分散存储在员工个人电脑的个人邮箱内，而不是集中储存。这样一来，由长串字符构成的文档难以被搜索到。另一个问题是文档被存储在离线存储介质中的情况。法律或人力资源部需要随时查找信息用于电子搜索或投诉取证，而这些操作要经过一个冗长的程序。

　　deWitt评估认为，一次电子搜索查询就能够耗尽一名邮件管理员的大部分时间。她说：“一旦有这种请求，SLA（服务水平协议）支持就可能会受到影响，所有的项目工作可能会被迫中止。”

　　立足需求的产品选型

　　deWitt和Breazeale总结认为，无论他们选择什么样的电子邮件平台，都必须要能够方便地支持移动工作的员工，提升BI-LO总部至基层的通信能力，并且拥有内置的灾难恢复和归档功能，以及友好的用户搜索与查询工具。另外，由于刚刚摆脱濒临破产的困境，对于BI-LO而言，维护的低成本是十分关键的。

　　这些实际的需求缩小了云计算方案的选择范围。微软的商业生产力在线标准套件（BPOS）和谷歌的Google Apps进入到BI-LO的早期评估当中。Breazeale表示，由于当时微软和谷歌的产品收费一样，即每个用户50美元，因此，仅仅根据成本因素难以在两者之间做出选择。

　　因此，BI-LO的IT团队不得不对比这两款产品的功能，以及一些附加因素。比如，BI-LO并不是微软SharePoint用户。deWitt认为，BPOS能够与SharePoint密切协作，而这意味着，他们需要购买SharePoint的许可证，增加SharePoint的管理员和开发人员。这些与她和Breazeale心目中设想的云计算相距甚远。

　　除此之外，微软和谷歌的产品在管理复杂性上还存在着很大的区别。BPOS有一个层选项，允许用户节省在无电脑用户身上的开支。但是在5600名电子邮件用户中区分出哪些是无电脑用户，以及时刻关注分类调整，对于BI-LO的IT团队来说是一项过于繁重的工作。

　　最后的一个问题涉及到电子搜索。BI-LO的IT管理者们认为，如果选择了微软产品，他们仍然需要额外寻找一款先进、且不昂贵的归档与搜索工具。

　　部署Google Apps

　　多种因素让BI-LO最终选择了Google Apps。作为一款可无限扩展的服务套件，Google Apps涵盖了电子邮件、日历、即时信息、文档与幻灯片的创建与共享、团队站点，以及任务协作等功能。为了了解BI-LO内部的员工是如何理解云计算概念的，BI-LO展开了一次内部调查。调查结果显示，30%的员工在家里使用Gmail，而超过50%的员工使用某种形式的基于Web的电子邮件。这份调查显示BI-LO员工已经做好了向云计算迁移的准备。

　　在Cloud Sherpas公司的帮助下，BI-LO在30〜35名IT部门的用户中进行了试点部署。短时间内，尝试这一服务的用户就超过了90名，其中包括BI-LO的高级主管，他们坚持要成为早期的体验者。BI-LO的IT团队为他们配备了苹果的iPad和iPhone，以测试Google Apps的移动性。使用的结果是，这些主管们对Google Apps的应用体验感到非常满意。

　　在IT团队被批准部署后，BI-LO于2010年晚些时候在5500个用户中展开了第一阶段的大规模部署。他们的这次部署活动举办得非常隆重。此外，如果用户发现了漏洞，那么发现者将会得到奖励。与此同时，他们还开始在用户中推广谷歌Google Sites协作平台，让其成为谷歌云计算服务部署行动的主页。

　　良好的起点

　　Google Apps的用户们对于能够从他们自己的设备上访问公司的电子邮件而感到兴奋。为此，BI-LO修改了电子邮件系统的用户使用规定，包括关于Google Apps的使用细节。例如，规定中称，尽管BI-LO支持员工使用自己的设备，但是如果公司怀疑存在安全风险，他们保留远程删除这些设备上数据（包括个人电子邮件）的权力。

　　对于人力资源与法律部门而言，Google Apps 内置的Postini工具可以更快速地反馈电子搜索和投诉调查结果。所有的电子邮件都被集中和归档，并可被搜索。实际上，Breazeale希望能够尽快向业务部门移交搜索控制权，将IT部门从这一职责中完全撤离出来。

　　除了电子邮件，BI-LO已经开始通过Google Apps上的协作机制恢复业务流程。员工可以轻松地完善、分享和追踪关于预算、营销活动和新店面建设等电子表单的反馈。人力资源部还打算利用谷歌的视频对话功能，减少一些为了对应聘人员进行面试所安排的出差。deWitt说：“我们正在使用Google Apps进行大量的社交与互动，未来我们还将会部署谷歌新近推出的Google+应用。”她还补充说，在基于云计算的环境中，谷歌提供了强大的安全服务，包括对用户访问的控制。由于BI-LO的连锁超市设置有需要遵守HIPAA法规的药店和需要遵守支付卡行业标准的POS终端，因此提升安全性对BI-LO来说非常关键。

　　部署Google Apps后，IT部门的工作内容发生了许多关键变化。如今，重点负责维护电子邮件系统的三人团队已经有充足的时间为业务流程制定更为完善的规定，而以前仅为了维护电子邮件系统正常运行就已经占用了他们的全部精力。

　　Breazeale提示其他企业用户，在向云计算迁移的过程中，大型企业仍然需要一个合作伙伴帮助部署Google Apps。因为尽管谷歌的帮助文件已对如何部署进行了详细说明，但是这些帮助文件仍然无法解决在迁移中遇到的一些特殊问题。他说：“Cloud Sherpas确实帮助我们解决了许多在部署Google Apps过程中遇到的特殊问题。”

　　“在向云计算转型的过程中，Google Apps是一个良好的开端。当你积累了丰富的云计算经验后，你就有能力评估其他类似服务了。这对BI-LO来说，无疑是一次宝贵的经验。”deWitt说。

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