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IComMail SQL 企业邮件管理系统

2008/01/18

　　IComMail SQL企业邮件管理系统是埃康软件推出的优秀的邮件管理软件，自2003年首推自今已有5年的发展历史，系统设计先进、功能独特完整、运行稳定可靠，在国内已有大批装机用户，其中以外贸、进出口等外向型企业为主要用户群，广大用户已经获得了极大的受益。IComMail SQL系统主推的是其强大的邮件管理功能，与通常的邮件服务器Mail Server系统有着根本的区别，也有别于日趋流行的企业邮局服务，IComMail SQL系统是建立在通常的邮件服务器Mail Server或企业邮局的应用基础上的，在企业局域网内设立一IComMail邮件管理服务器，并采用稳定可靠的SQL数据库系统作为支撑，为企业建立安全可靠的企业邮件数据中心，并在此基础上，扩展了很多高级的企业邮件管理功能，使企业的邮件应用水平有质的提升。

　　IComMail SQL系统基本功能

企业邮件集中收发、集中存储、集中管理，大大提高企业电子邮件的应用水平；

SQL专业数据库支持，邮件数据安全可靠，查询检索方便快捷；

提供专门的客户端软件，邮件收发、管理等功能强大，操作简单；

具有POP3/SMTP功能，支持OutLook等通用邮件客户端软件，具有WEB功能；

支持1-100个外部POP3信箱的管理，公司所有信箱均可纳入统一收发、统一管理；

可开设无限多的内部Email信箱，可以给所有员工各分配一个Email信箱，内部邮件往来在局域网内部流转，数据安全、效率高；

可按人（按部门）设定统一的外发邮件地址Mail From，以实现规范企业对外Email地址的目的，确保重要的客户往来邮件不遗失、不外泄；

强大的邮件自动分发功能，具有按收件人Mail To分发、发件人Mail From分发、邮件主题Subject分发、关键词Key Word分发、附件类别Attachment分发等，确保邮件及时准确地送抵邮件人的信箱中；

灵活的邮件自动备份功能，可按时间、收件人（员工）、发件人（客户）分类检索查询，具有强大的邮件事后管理功能；

灵活的邮件外发签审功能，可随意设定签审流程，具有强大的邮件事前管理功能；

强大的邮件检索功能，邮件可按照员工（业务员），按照预设的权限，可以很方便地查看往来的邮件信息，譬如：经理可以查看本部门下属的业务员的往来邮件，总经理可以查看公司所有往来的邮件信息。

具有以客户为中心的管理模式，邮件可以按照客户来分类存储，业务人员可以在回复某客户邮件时，将该客户的历史往来邮件都调出来参看，诸如以前曾报过的价格等信息一目了然，大大提高工作效率；

具有效率管理功能，如：可以设定客户邮件当天必须回复，没有及时回复的邮件就会有提醒，提醒收件人及时回复邮件，经理可以查询某下属业务员没有及时回复的邮件汇总列表；

具有强大的安全功能设计，用户密码系统，安全认证机制，灵活的用户权限管理设计，邮件外发限制，邮件（病毒、垃圾）过滤等；

系统运行稳定、维护方便，系统日志齐备，具有系统机器人Watch Dog功能设计，系统具有“自修复”能力。

　　IComMail SQL系统应用示意图

　　企业邮局等基本邮件应用方式可能存在的问题

　　孤立若干个POP3信箱（譬如：企业邮局或收费信箱）的应用模式下，邮件的收发都是由员工（譬如：业务人员）通过宽带上网各自完成的，邮件都保存在员工各自的电脑中，可靠性差，一旦文件损坏可能造成邮件的永久性丢失；保密程度低，邮件资料极易外泄；

　　业务人员的邮件往来处于不被管理的失控应用状态，很容易造成由于业务人员的离职给公司带来无法挽回的损失；

　　公司对外联系的Email地址无法强制设定某几个永久地址上，可能会出现各类Email地址（包括一些不够稳定的免费信箱）随意对外联络的状况，企业的形象差，容易出现邮件丢失、资料外泄等；

　　部分企业已经意识到上述问题的存在，统一对外联系的Email地址为若干个重要的信箱，用来接收重要的业务邮件，譬如：国外来的询盘等，重要的外发邮件也都以这几个重要的信箱作为Mail From，但是，这几个重要邮箱的管理者（经理）需要同时担任“人工邮件网关“的工作，接收到客户邮件需要手工转发给相关的处理人（助理等）；助理等的外发邮件需要“接收——审查并修改外发邮件地址Mail From——外发“；流程复杂，效率低下，管理者（经理）被琐事缠身；

　　由于并不是所有员工都分配到Email信箱，为了方便企业内部的邮件往来，不得不启用一些免费信箱，企业内部的邮件往来等于是在一批免费信箱之间流转，时效性极差，安全性低下，容易造成重要资料外泄；

　　由于历史邮件都是散落存储在各处，要查找某天某客户的邮件很不方便；

　　邮件都是按照时间顺序无规则存放的，无法快速地将某客户的近期邮件列出来，也无法将某业务员的近期邮件列出来，当需要做此动作时，往往需要花费经理很多时间，工作效率十分低下；

　　至于是否及时回复客户的邮件，都需要当事人自己记忆处理，忘记及时回复可能会时常发生，经理也没有有效途径（手段）来管理下属当天回复邮件。

　　IComMail SQL系统受益分析

　　往来邮件（数据）都集中存储在公司服务器（IComMail SQL）中，数据安全可靠，查询检索快速便捷；

　　邮件资料不易外泄，误操作删除邮件数据恢复方便，电脑中毒、硬盘故障等，在系统重装之后历史邮件可方便地恢复，确保邮件资料永不丢失；

　　可设置公司统一的（永久的）部门对外联系Email信箱，员工外发邮件系统会自动置换成统一的Mail From,确保重要的资料不随员工的离职而外泄，员工离职等也不会给客户带来困扰（Email地址更改）；

　　事后管理（邮件备份）和事前管理（邮件签审）相结合的全方位邮件管理模式，确保企业邮件应用安全性的万无一失；

　　超常规的按发件人Mail From分发功能，可实现以客户为中心的邮件处理流程，极大地提升工作效率；

　　具有局域网邮件服务器Mail Server的功能，所有员工都拥有内部Email信箱，内部邮件往来只在局域网中流转，数据安全，效率高；

　　邮件时按照员工（业务员）、发件人（客户）分类存储的，查询邮件十分方便快捷；

　　具有邮件及时回复控制功能设计，譬如：可以设置客户邮件必须当天回复，如果业务员没有及时回复某封邮件，系统会自动提醒收件人，经理则有权限查询下属所有未及时回复的邮件列表信息，以实现效率管理的目的。

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