高效IT 绕开视频会议系统的投资风险_视像通讯

高效IT 绕开视频会议系统的投资风险

2009/06/30

　　自从经济危机发生以后，我发现向我们咨询信息化应用方案的中小企业用户，都有一个明显的特征，那就是都想得到一个低成本、高度灵活和容易使用的信息化解决方案。并且，他们咨询的信息化应用方向主要集中在财务记帐管理、CRM(客户关系管理)及远程视频会议等方面。

　　通常，对于那些即没有多少资金、没有计算机网络基础，也没有多少技术和任何信息化应用经验，又需要信息应用来帮助他们走出当前困境的中小企业，我们都是推荐他们使用SAAS(Software-as-a-service软件即服务)方式的信息化应用方案。

　　这是因为SAAS产品是由运营商通过互联网，以服务的方式向用户提供的。用户只需按自己的实际需求选择相应的SAAS产品，然后按使用的具体时间和使用数量支付一定的费用，就可以像使用离线软件一样使用它们。这样一来，只需要企业提供普通的计算机，能够连接上互联网，就可以随时随地地使用SAAS产品来完成必要的业务处理，从而也就为企业节省了大量的购买网络基础设施、服务器和应用软件的成本。而且，当企业应用SAAS信息化应用方式后，所有的后期管理和维护工作全都由SAAS产品运营商解决，包括软件的升级和故障处理等，也就为企业节省了相应的信息化应用管理和维护成本。

　　就比如在前不久，当地一家生产中低档白酒的中小企业，他们的黄厂长就直接来到我们公司，向我咨询有什么低成本的方案，可以帮助他们解决目前企业总部与五个外地销售机构完成视频会议的需求问题。

　　开会挺贵的，上视频系统好像更贵

　　在与黄厂长的交谈中，我了解到他所经营的白酒生产企业在经济危机发生之前，就已经在本省的5个主要城市分别设立了销售机构，主要负责其生产的白酒在本地区的销售和客户开发。

　　由此，公司总部为了每月能够及时了解到这5个区域的客户开发、产品销售情况，以及根据他们反馈的情况做出下一阶段的产品营销计划，就需要这5个外地销售机构的负责人每月来公司总部开2-3次产品销售研讨会。将公司分支机构负责人聚在一起开会或分别单独来公司开会的原因，主要这种面对面的研讨方式，能够帮且公司总部和分支机构更加直观地做出下一阶段产品营销计划，也能够让每个分支机构更加容易理解公司总部制定的产品总体销售计划。

　　这样一来，这些外地销售分支机构的负责人，每个月就需要在公司总部和所在销售机构之间来回往返4-6次。由于这些分支机构与企业总部之间的路途都很远，虽然每个分支机构都有专车，但是，每个月来回往返好几次，照现在的油价计算，5个分支机构每月来总部开会，光油费就需要支出1-2万元，再加上在一起开会讨论时的餐饮、住宿等方面的支出就更加多了。而且，这些分支机构的负责人一直都不喜欢这种方式，因为这样在路上花费大量时间不说，还不安全(担心出车祸)。

　　对于这个问题，其实早在2年前就突现出来了，只是那时经济形势好，白酒销售大，企业资金充足也就没有太在意。黄厂长继续对我说。但是，现在不同了，经济危机让消费者不敢像以前那样购买白酒了，现在每月每种类别的白酒销量都比2年前同比下降了差不多30%。企业也由此需要严格缩减成本，控制每一分钱的支出。但是，这5个外地销售机构是不能撤销的，而且，现在每个月进行销售计划的制定更加需要每个分支机构反馈的信息，也需要与他们在一起讨论才能做出正确的决定。于是，现在就有一个迫切需要解决的问题横在了他的面前，那就是需要找到一个比现在成本更低、更安全的会议解决方案。

　　实际上，黄厂长说，在来我这之前，他已经向其它机构咨询过这个问题，他们都推荐我建立一套自己的视频会议系统。但是，自己建立一套远程视频会议系统，公司总部再加5个分支机构，刚满足远程视频会议所需的硬件和软件，它们的购买成本就得好几十万。而且，自己建立视频会议的部署很繁杂，在部署完成后，又必需重新招聘相关的技术人员来对视频会议设备进行后期管理和维护，将这些都加起来，其总体拥有成本就非常高了，而这么高的前期和后期投入成本，是当前企业所不能承受的。因此，他必需重新找另一种成本更低、更容易使用的远程视频会议解决方案，也就想到了向我进行咨询了。

　　了解SaaS，尝试SaaS

　　在仔细听完黄厂长的的叙述后，我心理大致已经知道该用什么来解决他现在面临的这个问题了。我对他说，照您现在所面临的这个问题，最好的方法，也是成本最低的方法就是使用SaaS方式的视频会议模式。

　　就像我前面所提到的，黄厂长也对这个软件即服务的简称不了解。于是，我简单地向他介绍什么是SaaS应用后，他还是接受了我的建议。但是，他仍然不太相信SAAS方式的视频会议真如我说的这么好，并提出先对这种方式的视频会议模式进行试用，然后再决定采不采用，同时还要求我能够帮他完成这个SaaS远程视频会议的应用方案。

　　我很理解黄厂长对应用SaaS视频会议模式的态度，而且他的这种做法也是我积极推荐的。为了做到万无一失，在与黄厂长谈完话的当天下午，我就亲自到了他所经营的白酒生产厂进行实地调查。由于黄厂长有事，所以他安排了一位负责销售的副厂长和公司唯一的IT技术员来帮助我完成调查。

　　在实地调查完成后，我普已经知道了他们目前对视频会议的所有要求：视频会议中心设在公司总部，通过一条专线与当地电信互联;每个分支机构不设单独的会议室，真接在办公室中进行，他们都是以ADSL方式连接互联网。并且，他们要求所部署的视频会议系统能够提供流畅的语音、清晰的视频图像、丰富的数据协作功能，还能为他们提供电子白板和实时数据共享等功能。而且，这套视频会议系统必需容易使用，以及具有很高的可扩展性，以满足企业今后其它视频应用的需求。

　　针对黄厂长所在白酒企业对视频会议的实际需求，我为他们绘制了如图1所示的SaaS方式的视频会议应用框架，并为按我前面所提出的应用SAAS的处理流程，为他们制定了一套选择、试用和采用SaaS方式进行远程视频会议的具体流程。

　　黄厂长对我给出的SaaS视频会议方案和部署流程很满意，并立即按我的要求安排了总部的IT技术员和每个分支机构的一名员工，来与我一起完成剩下的SaaS视频会议部署过程。

　　首先，我与白酒厂的参与人员一起，根据白酒厂对视频会议的具体需求，对当前市面上有关SaaS视频会议的现状进行了详细的摸查，发现现在我国提供SaaS方式视频会议的SaaS运营商还不是很多，其中，V2 Conference视频会议系统和红杉树是两家做得比较好的。在对它们做进一步的了解和分析后，最终决定选择V2 Conference视频会议系统进行试用，这是因为它的模式和价格更适合中小企业一些。

　　接下来，就是白酒厂每个参与部署SaaS视频会议的员工，开始对所选择的SaaS视频会议产品进行前期的试用。

　　试用SaaS方式的视频会议的操作非常简单，只需要在参与试用的每台电脑上接好数码摄像头、耳机(音箱)和麦克风，然后通过IE浏览器登录选择试用的SaaS视频会议所在页面，再点击页面中的产品试用，在出现的下一个页面输入参与产品试用企业的相关信息，然后就可以进入视频会议试用界面。此时，还需要视频会议试用客户按页面提示安装一个ActiveX 控件，当控件安装完成后，就会提示安装SaaS视频会议的客户端。这些安装工作都是由SaaS视频会议产品运营商所构网页中自动提示用户安装的，安装过程就如同在自己的计算机上安装普通的Windows软件一样简单。

　　当上述试用SaaS视频会议的准备工作完成后，我连同白洒厂的黄厂长，以及每个分支机构的负责人一起，参与了一场模拟的远程视频会议。在这场模拟的远程视频会议过程中，5个分支机构与总部之间分别进行了发言、一起查看文件和完成一项协作任务等工作，发现所试用的这款SaaS视频会议在整个会议过程中，图像非常清晰，没有出现图像和声音不同步的现象，而且，所有以前需要见面才能完成的工作都能通过视频会议的方式解决。更重要的是，这种SaaS方式的视频会议，只需要企业每月支付不到100元的使用费用，就可以每月不限时间、不限次数地随时随地进行视频会议了。

　　回头看看，好处多多

　　在对SaaS视频会议产品进行具体的模拟试用后，黄厂长对此感到非常的满意，并且立即与这家SaaS运营商进行了洽谈，然后与他们签订了使用合同。

　　在使用SaaS方式的视频会议一个月以后，黄厂长打电话来向我表示感谢。他告诉我，在他们使用SaaS视频会议的这一个月中，发现这种会议模式给他们带来了许多意想不到的好处：

　　1、为企业节省了大量的成本。公司再也不需要支付每月2万元左右的会议开销，而且节省了自己购买视频会议硬件和软件的成本，以及节省了后期管理和维护视频会议设备的成本，因为所有工作都由SaaS视频会议运营商完成了。这样一来，企业每月仅仅只需为此支出几百元的费用。

　　2、 SaaS视频会议方式非常容易使用，任何人不需要进行培训就可以很快掌握它的使用方法。

　　3、 SaaS视频会议方式非常灵活，就算负责人在其它位置，不在办公室，只要能连接互联网，就可以通过笔记本电脑上的摄像头、音箱和耳机随时随地进行视频会议。

　　4、选择SaaS视频会议提供的功能非常丰富，包括电子白板、文档共享、文件共享、协同浏览、桌面共享、应用程序共享、电子投票、电子举手、议程安排等，加速和提高了交流沟通的效率。

　　5、 SaaS视频会议广度可扩展性高，在提供视频会议的同时，公司还用它进行员工远程培训，以及完成与远程新客户、重要客户的洽谈会，真可谓一举两得。而且，以后公司增加分支机构，只需要重要申请更多的用户就可以与现在的视频会议相集成。

　　6、使用SaaS视频会议后，加快了企业对产品销售的决策速度，提高了企业的竞争力。

　　上述这些都在说明，对于像黄厂长这样的生产白酒的中小企业，由于存在外地分支机构，且每月相互之间需要进行开会讨论，加上企业目前资金预算相对不是太充裕，那么，选择SaaS视频会议是一个最好的解决方法。

　　不管怎么说，中小企业如果能够清楚地认识自己在信息化方面的需求，并按照本文给出的流程去了解当前的SaaS市场，选择相应的SaaS产品去试用，就一定会知道SaaS方式的信息化应用是否真的适合自己。一旦企业在试用中了解到SaaS完全能够满足企业的当前需求，那么，我相信它一定是选择它的中小企业在信息化应用方案中最节省成本的方式之一。

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