一直以来，营销人员总是能够认识到客户信息的重要性。在最早的电脑系统中，数据输入操作员就能够确认每一单销售记录的细节，哪些客户购买了产品、具体购买了多少产品，哪些种类。这些细节数据的可获得性使得销售分析报告(按客户分析销售状况、按产品分析销售状况、按销售人员分析销售情况)能够得到充分的准备材料。当电脑进入图形界面之后，同样的细节则可以通过磁盘记录下来。
如今，硬件和软件技术应用成熟，进一步实现了数据仓库中的深层次大块数据文件的长期留存，从而使营销管理者能够通过应用信息技术对销售数据加以整理。
如图1所示。CRM由数据收集、数据仓库和信息传输三部分组成。数据收集系统将来自内部与外部的数据送到数据仓库，经分析后从数据中获得信息。数据是难以直接应用的，而信息则揭示了一些以前并不了解的事情。
图1 基本的CRM模型
数据来源主要分为内部数据来源和外部数据来源。内部数据来源以各种营业单位的形式存在于公司内部。以零售业为例，采购单位能提供关于产品质量的信息，财务单位能够提供关于客户支付习惯的信息，销售代表则能为组织提供关于客户对产品特性，定价及竞争对手的真知灼见。
外部数据来源则由公司外的组织和个人构成。这些外部数据来源分别是：客户、供应商、政府，甚至竞争对手(从竞争对手的广告促销，产品特性到折扣优惠，组织都能够对这些问题进行长期追踪)。收集客户数据的最佳方法是使用销售点(POS)终端或电子数据互换(EDI)设备。POS终端能够根据条形码扫描产品信息，根据信用卡和会员卡扫描客户信息；专门开展企业对企业(B2B)业务的组织可以应用电子数据交换(EDI)设备来传递数据。当POS终端和EDI设备无法使用时，数据就很可能不得不由数据录入操作员键入工作站，有些系统的设计还能实现原始来源文件(比如信用卡发票和机票)的光学扫描录入。
营业数据一般都是以记录和文件的形式存储。记录包括所有与特定对象相关的数据，而文件则是由所有记录组成的，例如，客户文件包括公司与客户进行的每一笔交易的详细记录。由于数据库代表了一种有价值的资源，因此企业应当采取措施以确保系统不会被错误应用，而且随时对授权用户保持开放。数据安全可以通过使用密码来实现，并以规定特定用户的使用权限目录作为补充。硬件、软件以及人为操作失误都会对数据库带来不可挽回的损害和破坏，而管理和控制组件则可以建立数据备份并实现恢复操作。这种功能通常是大规模系统的DBMS不可或缺的一个部分。
CRM系统技术的应用是一个三步走的过程——数据收集、数据分析以及信息传递。数据收集的主要焦点是公司客户，而所传递信息的主要使用者则是公司的管理者；数据收集、分析以及信息传递的主要目的是使组织的管理者能够作出新的营销战略，以便更好地满足客户对于产品和服务的需求。如图2表示，营销战略如何使CRM系统形成一个闭环结构。
图2 以CRM为基础的营销战略闭环结构
反馈环具有能够实现自我控制的系统特点，CRM系统使得管理者能够根据客户需求改善公司的经营。整个环状产生三种结果：首先是数据，然后是信息，最后是战略。CRM系统将数据转化为信息，而管理者则将信息转化为战略。
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