根据以上公式,HCR对中国移动某客服中心10086进行了计算和分析(该客服中心10086号忙时话务量约为1200次/小时,平均通话时长约为90秒),结果如表1所示。
从上表可以发现,该10086号在此时段内最少要配备31名CSR接听电话。随着CSR从31人开始增加,呼叫平均等待时间从71.9秒开始迅速缩短,15秒内接通率也从32.4%开始迅速提高,CSR利用率则从96.8%逐渐降低。当CSR增加到34人时,15秒内接通比例提高到80.7%,此时呼叫等待平均时长为8.5秒,CSR利用率为88.2%。如果将15秒内接通率提高到90%以上,则需要CSR36人,此时呼叫等待平均时长为3.2秒,CSR利用率为83.3%,降低了4.9%(对于一个有100名CSR的客服中心来说,相当于减少了5个人)。
由以上分析我们可以得出以下结论:
1.合理设定人工接通率指标,不能一味地追求高接通率高接通率意味着比较低的CSR利用率,意味着公司在花钱让CSR坐在计算机前等待用户来电。
2.细化CSR排班粒度,落实“精确管理”理念
由表1和以上分析可知,客服中心1个坐席的增减就能引起接通率的显著变化。因此,客服中心一定要将CSR的排班细化,根据话务量变化曲线安排当班人数,实现“精确管理”。
3.降低平均通话时长能够有效改善接通率,降低人工成本如果将平均通话时长从90秒缩短到80秒,呼入量不变,则15秒内人工接通率不低于90%的CSR人数将从36人减少到32人,能节省4人。因此,客服中心一定要做好知识库的整理和CSR的培训工作,在保证客户满意度的条件下,尽量缩短平均通话时长。
4.降低呼叫量强度能够有效改善接通率,减少人工成本
如果将呼入量从1200次/小时减少到1000次/小时,平均通话时长不变,则15秒内人工接通率不低于90%的CSR人数将从36人减少到31人,节省5人。这给我们的启示是:市场部在制订政策、做宣传时要尽量描述清楚,针对性短信宣传做到分批进行,尽量避免形成大规模的电话呼入。
5.排队论在如何发挥客服中心规模效应中的应用
客服中心具有规模效应,当客服中心的坐席数达到一定规模时,可以比小规模的客服中心的效率高很多。麦肯锡公司的调查统计数据也反映了这一点:当坐席数量为300 —600个时,客服中心每CSR人均成本会降到最低。
如何选择最优排班方案
选择最优排班方案,指针对不同的CSR数量的运行情况,选择出一个单位时间内接通比例高、CSR利用率高、客户满意度高的排班方案,在上面结论2已经提出了细化CSR排班粒度,落实“精确管理”理念,再者,我们可以寻找一个综合指标来衡量某排班的相对优劣。
综合衡量指标W=权重1*呼叫到来需要排队的比例+权重2*15秒内接通呼叫的比例+权重3* CSR利用率(其中权重1与权重2、权重3负相关关系)
一般而言,权重的确定有两种方法,一种是经验法,一种是多因素统计方法。
经验法:这种方法通过访问有经验的专家、学者,以他们在实践中的经验分析哪项指标项重要、哪项指标项不太重要,从而确定这些指标项的权重系数的大小。
多因素统计方法:这种方法是事先设计好一些问卷问题,将各项指标项列出来,以最重要、重要、次重要的等级让调查对象打勾,再将调查的结果进行统计计算,以计算出来的排序指数Wi的大小来确定权重系数的大小。