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对远程工作的需求正在增长。国家统计局认为,明年将有50%的英国员工远程工作。
更重要的是,高达90%的员工表示他们希望至少兼职远程工作。虽然远程办公可能在10年前似乎是一个白日梦,但它很快就会成为工作环境的自然组成部分。
随着在线团队协作工具和基于云的通信解决方案的发展,工作现在就是你“做”的事情,而不是你去的地方。然而,与任何业务转型一样,公司需要知道如何为远程革命做好准备。
管理人员和团队必须共同努力,以提供我们在办公室期望的相同水平的生产力和效率。
为什么要考虑远程团队?
今天很难夸大团队协作的重要性。企业需要灵活和创新。这意味着鼓励不同的人在专注的团队中一起工作。
很容易假设最好的策略是让每个人都在同一个房间或建筑物内。但是,统计数据证明不是这样。
- 更高的效率和生产力 -- 30%的员工表示,他们在远程工作时可以在更短的时间内完成更多工作。更少的办公室干扰可能意味着更有效的团队。
- 减轻压力 -- 据PGI称,82%的远程办公人员在远程工作时报告压力水平较低。更少的办公室干扰可能意味着更有效的团队。灵活性可以让人更快乐。
- 更少的管理费用 -- 一个人满为患的办公室运行成本很高。如果您不需要支付房租,家具和公用设施的费用,您的管理费用就会下降。
- 减少人员流动 -- 远程工作意味着即使个人情况发生变化,员工也可以保持同样的角色。例如,如果有人需要搬到另一个城市并不重要。
如何帮助您的员工在远程办公时协同工作
CanadaLife研究发现,大多数偏远工人比同龄人更有效率。然而,许多真正的生产力源于清晰度。您的团队成员需要知道他们的期望。由于远程工作人员不会每天都被提醒您的公司价值观,因此将其保持在循环中非常重要。
向每个团队成员提供明确的指示,让他们知道需要做什么。这可能意味着通过工作流管理工具分配特定任务或在项目之前设置一对一调用。即使是提前确定每个项目的目标和关键绩效指标的团队会议也是有帮助的。
您可以提供的信息越多,就越容易保持一致 -- 即使它们是远程的。项目管理工具还通过向整个团队展示个人如何取得进步来促进明确的问责制。
确保您的员工在遇到问题时知道去哪里也是必要的。当他们的软件出现问题时,他们是否知道联系谁?如果他们对项目不确定,他们如何与团队领导取得联系?
保持事物的可预测性
对员工进行远程工作最具吸引力的方面之一就是他们可以更好地控制自己的时间。虽然你不需要让你的员工在这里保持9到5的时间表,但一些结构是必不可少的。例如,您的团队需要知道他们每周何时需要参加会议。
为视频会议设置日程安排是管理团队协作的好方法。理想情况下,每周尝试并坚持相同的会议时间。这样,您的员工将知道如何在会议期间构建其余的日程安排。定期会议也非常适合在分散的团队成员之间创建一致性。同样需要让人们定期报告他们正在进行的工作进展。
跟踪什么是工作和不工作
团队协作可以为每个企业提供不同的体验。有些公司需要通过即时消息不断保持联系。其他人将依赖偶尔的视频会议。通过将您的协作工具与分析和劳动力优化系统集成,您可以看到哪些工作正常。
借助可以帮助您的软件,您可以更轻松地了解有多少人在使用您的协作应用,以及员工需要额外帮助的地方。您还可以跟踪项目完成的速度。如果人们没有按时完成任务,那么您可以快速召开会议以了解可能出现的问题。
学习如何在团队中协同工作的大部分工作都涉及反复试验。在发现完美模式之前,您需要尝试各种策略并跟踪结果。
让工作轻松
劳动力管理和分析工具只是团队协作难题的两个部分。您还需要确保人们可以实时共享和处理项目。协作应用程序提供简单安全的文件共享选项。只需将文件直接上传或拖放到平台中,并观察人们一起工作。
借助团队协作工具,远程团队可以执行以下操作:
- 上传和管理任务。
- 实时协同工作。
- 编辑和评论文件。
- 通过聊天,视频和音频进行沟通。
- 跟踪绩效和进度。
确保您使用的协作工具可以与员工使用的云存储系统集成。团队应该能够处理从Google云端硬盘到Dropbox和Evernote的所有文件。员工拥有的自由度越大,他们最终被排除在外的可能性就越小。
为每位员工提供力量和支持
今天的远程劳动力非常多样化。既然您可以雇佣来自世界各地的人并让他们使用相同的工具,那么您将与之联系的不同类型的人无止境。虽然多样性是一件好事,但它也意味着理解不同的人需要不同的支持。
您的一些团队成员可能需要帮助来设置他们的新工具。您是否有现任IT经理可以帮助您完成初始入职流程?其他员工最初可能会在团队协作方面遇到困难,主管们的定期反馈将有助于鼓励这些人朝着正确的方向前进。
随着远程团队的发展,您可能决定在协作策略中构建其他软件。许多现代工具都集成了一系列其他生产力应用程序。您与远程团队一起度过的时间越多,您就越发现哪些应用对他们至关重要。期望您的协作工具箱随业务增长。
记得让工作和生活达到平衡
最后,虽然远程工作有很多好处,但它也有负面影响。例如,CIPD在2018年进行的一项研究发现,32%的员工在远程工作时无法关闭他们的个人时间。虽然您的团队可能会提高工作效率,但如果没有正确的管理,那么额外的工作效率很快就会导致倦怠。考虑到这一点,帮助您的员工实现更好的工作/生活平衡至关重要。
让您的团队知道,仅仅因为他们在线并不意味着他们必须是“可用的”。许多协作和沟通工具都有工作人员可以用来显示其状态的存在工具。教会每个人如何正确使用在场特征可以帮助消除劳动力的混乱。
此外,请记住在工作时间表中花时间让您的员工就非工作事物进行沟通。在您的消息应用程序中创建一个私人房间,人们可以更好地了解他们的同事。如果没有在办公环境中常见的谈话,很难与团队建立关系。定期的团队沟通有助于发展使员工更加忠诚于公司的纽带。
远程工作时代的团队协作
毫无疑问,今天的企业正在努力发展有效的团队。员工不仅需要学习如何在团队中协同工作,而且当他们甚至不在同一个办公楼时也需要这样做。
好消息是,远程团队与其内部同行一样有效(如果不是更有效)。请记住,你不能低估团队协作的重要性。
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