纵观整个人员出入管理发展历程，我们会发现，这所有的行业其实都在解决一个问题：让正规来访进行，阻止无关人员进入。但通道、门禁、梯控似乎只做了局部限制，当他进入场所以后我们就失去了对他的控制。正如一个人来敲了我们家的门，只要他敲了门，门就会开，如果他拥有我家卧室房门的钥匙，便可以进入任何一个房间，没办法进行管制，安全事故也因此发生。访客管理系统的诞生有效缓解了系列问题。
资料显示，随着公安部颁布的《公安机关监督检查企业事业单位内部治安保卫工作规定》在2007年10月1日正式实施，来访宾客进出安全管理问题成为各级政府机关及企事业单位的头等大事。特别社会经济的快速发展及融合，各种外来人员流动性的日益频繁，更增加了安全隐患。为此专门研发了智能访客登记管理系统，加强登记有序管理，防止安全事故发生。智能访客管理系统的研发更是可以安全可靠地进行来访人员管理，不仅可以保障各个单位的安全，更可以提高企事业单位的电子化访客登记水平和形象。
主动式智能访客管理将取代被动
无论是上文的手工登记，还是计算机登记，其实都不是成熟的访客管理，他们仅仅做了访客管理的一个部分——身份确认。目前市场需要的是能够给用户带来良好体验，又可确保安全访问的访客管理系统！这种访客管理不仅要确保他进入场所的身份安全，同时要确保他场所内部的访问安全。
那么，在这个用户体验为主的时代，怎样才能既做到优秀的用户体验、又做到高效安全的访客管理呢？答案只有一个，化被动为主动！我们可以在入口处设置自助式的访客终端，客户自行刷卡或致电被访者即可判断是否允许访问，自助访客终端登记速度比被动式的登记速度更快；且能够与通道、梯控、门禁联动，实现对访客场内轨迹的查看；同时，我们可以根据场所人流量配置多台自助终端，如此便可起到很好的分流作用，不至入口拥堵。
被动式访客登记系统只是过渡产品，真正的访客管理将是主动式智能管理的天下。我不得不说我佩服那些有着敏锐嗅觉并快速反应的企业。就我所知，单做访客机排队机起家的中振以及在通道行业颇有影响力的杭州立方已经将主动式智能访客管理系统推向了市场，并成功运用在了法院、商务大楼等场所。其中中振推出了MR-H8电话-短信访客登记一体机，该款机型支持来访者自助登机和预约登记功能。来访者到达场所后，可在登记设备上自助登记身份信息，设备将自动拨通被访人电话，确认是否发卡；这张卡可通过通道闸机、电梯、门禁，带领访客畅通无阻的到达被访人区域；同时这款机子还支持网络预约功能，被访人通过浏览器登记预约来访人身份和手机号，系统便会自动给来访人手机发送短信预约号，来访人到达大厅后，直接输入预约号即可吐卡。
智能访客系统受关注
目前市面上的访客系统主要分两类，一类是登记式访客系统，另一类是智能访客系统。登记式访客系统主要靠大楼的物业人员前台等来操作登记来访者信息，确定来访者身份，发放来访者通行权限，而智能访客系统主要是由来访者自助的进行登记个人信息，由被访者来确认来访者的身份以及发放来访者的通行权限。智能访客系统一般也可以分为两类，一类是VOIP访客系统，一类是自助语音访客系统。
VOIP访客系统是通过IP电话机与被访者视频通话（被访者能看到来访者，来访者不能看到被访者），由被访者确认来访者身份，发放相应的通行权限。这种系统的弊端有二，一是IP电话机的价格较昂贵，大楼内的公司越多就意味着使用的IP电话机数量会越多，且IP电话机不能当做普通的电话机使用，所以造价也就相对昂贵。二是物业管理者处所留有的信息只有一张照片信息和照片上的人访问了谁，相对来说信息量较少。
◇ 自助语音访客系统
自助语音访客系统是来访者通过在自助终端机上登记自己的信息，自助终端拨打被访者的电话或者手机，由被访者确认来访者身份，发放相应的通行权限。自助语音访客系统由受访者通过电话或视频等亲自确认访客，判断访客的权限，避免了由于物业和承租户沟通不畅的问题而可能导致的误授权的可能。在来访者请求受访者发放拜访权限时，受访者可以拒绝拜访，能有效避免上门推销等打扰受访者，不受欢迎的人员进入等情况发生。
当拜访结束，刷卡通过通道设备后，卡片将注销此次拜访的所有授权，可以不再进行任何操作便能下次使用，这样能有效的节省管理者的人力成本，也能避免来访者将卡带走下次不重新登记进入，有效的提高了大厦的安全性。
智能访客系统由被访者自己确认来访者信息，身份的真实性得到保障。发放的权限卡有相应的限制，来访者进入大楼后不能随意的到其他办公区域走动逗留。能有效的提高大楼的安全性。当大厦的访问人流量较大时只要增加自助访客终端即可，避免了人流量打造成大厦的大厅拥堵现象。
由于智能访客系统的是由来访者与被访者互动操作，物业管理人员不直接参与，减少了管理成本和矛盾纠纷也减少了被访者被骚扰的可能性。
IP浪潮席卷访客管理
随着安防IP化浪潮，安防产品IP化的大势所趋，所以在选择访客系统时选用IP化的产品将会给布线安装等带来很大的便利。自助语音系统基本架构采用TCP/IP组网结构，保障了高速率的数据传输，各个子系统之间即保持了紧密的联系，又符合模块化设计的原理，可根据实际需要，自由的添加或减少子系统中的组件，不影响其他子系统功能。
若一栋大厦中有多家公司，为了方便管理需严格的控制来访者的访问权限。例如，来访者A获得的是5楼501公司的访问权限，但是A却乘电梯到了6楼，顺手将602公司的电脑偷走。这种情况下602公司势必要找大厦的管理者理论，因为是管理者管理不严造成他们的财产损失。那么如何避免类似的问题出现呢？访客系统应该做到与其他系统的联动，以上面的案例为例，在发放卡片进行授权时就应该只给来访者A在5楼501的访问权限，与梯控系统联动，在乘电梯时只允许该授权拜访5楼，其他楼层的按键不响应其操作。与门禁系统联动，在5楼各个公司的门禁之间只有501有响应其操作，502等其他门将不响应其操作。在楼层与楼层之间安装权限认证，限制其通过消防通道进入其他楼层。这样严格的控制来访者的访问区域能有效、安全、方便的管理客户的来访。
智能访客管理普及需要成本的降低
2013年1月1日，一代身份证将不再有效，这就意味着二代身份证真正的全面普及。二代身份证普及给访客管理带来的好处就是在登记访客信息时更加的方便快捷。更重要的是由于二代身份证难以仿制，避免了来访者使用假证件而带来的安全隐患。配合摄像头抓拍来访者的照片以供警卫等对比，防止授权的卡片给他人使用，更能提高楼宇的安全性。
目前，由于智能访客系统的造价相对较高，市场普及率不是很高，常见的还是以登记式访客系统为主。智能访客系统主要应用于高端的写字楼，对安全性，智能化要求较高的场所。典型的案例有上海越洋国际广场的VOIP访客系统、上海中信城的VOIP访客系统、北京创新大厦移动总部的自助语音访客系统。
但在未来，随着人们安全意识的提高，智能化的普及，以及用户对人性化服务的追求，智能访客系统将会逐步的普及，当然随着科技的发展和生产技术的提高，系统的造价成本也将逐渐降低。
