HOLLYWAY办公自动化系统

    为提高工作效率、减轻工作人员的劳动强度，减少办公费用支出，节约资源。办公自动化成为企事业单位实现管理现代化的一个重要途径。

    HWOA系统就是结合当前先进而成熟的网络技术和群件办公平台、揉和了当前最先进的办公自动化软件产品思想，设计开发出来的办公自动化软件产品，并可根据用户的需要随时修改，满足用户的不同需要。HWOA系统的软件部分采用当前最先进的群件办公系统IBM Notes 4.6作为开发平台，这是因为Notes可以很好地组建企业内部信息网络，处理各种数据交换、存储各种与企业相关的信息、安装电子邮件系统、信息发布系统、公文管理系统、人员管理系统、会议管理系统、个人信息管理、连接后台传统关系数据库等多种办公自动化所需的应用系统。在配置了相应硬件以后，可实现网上可视会议系统、连接Internet，供出差到外地或职工在家中通过电话线或互联网访问单位网络；同时，IBM Notes从1995至今一直是全球销量最多的办公自动化系统开发与运行平台，并连续多年获最有价值软件系统荣誉。HWOA主要功能包括:

公文管理系统：

    (1)发文系统：发文系统中，可以定制批阅流程，工作人员起草了发文以后，根据批阅流程，由相关章位批阅，最后交给领导批阅签发。在整个过程中，记录流程的状态和每个人员的批阅意见。如果同时配备了档案管理系统，对于需要进行归档的文件，在领导签发后，自动进行归档处理。如领导需要了解各部门工作情况，工作人员制定好领导需要的报表后（如业务统计报表、财务统计报表、收入统计报表等），制定好批阅流程，系统会自动将发文转入相关单位领导(如市场部主任、办公室主任等)进行批阅，相关单位领导批阅，发文会转到公司领导手中，由公司领导批阅。

    (2)收文系统：收文系统是处理外单位的来文，收到来文后，由具有相应登记权的人对外单位的相应来文进行登记，再由拟办人定义批示流程并选择阅、办单位，经领导批示后转阅办单位批示、传阅。最后由归档人进行整理，合并各阅办单位意见并删除阅办单位的相应附件，并将收文归档放入档案室。此外，当收文在流程中的某一环节停滞时间超过文件缓急中所定义的天数，系统会自动发送催办邮件直至其完成工作。

    (3)签报：签报是处理单位内部的文件，起草签报后，经各级部门和领导批阅，最后连同批阅意见发送给具体执行部门或具体执行人和签报起草人。一份签报逐级通过主办单位的审批，然后提交领导签发。重要的是，用户可以使用自行设计的签报稿纸，根据"机构、人员设置"数据库配置的情况，动态生成匹配的流程定义。此外，当签报在流程中的某一环节停滞时间超过文件缓急中所定义的天数时，系统会自动发送催办邮件直至其完成工作。最后签报返回给起草人。

    (4)传阅件：传阅件可实现无限制地文件流转。传阅件起草好后，可以在整个单位内部传阅，每个收件人都可以填写自己的意见，直到有归档权的人收到后，将其放入档案室。

    (5)统计：发文、收文、签到、传阅件在配置管理信息时，如果选择了统计功能，则该模块可以记录文件的每次流转情况，并根据这些记录，自动生成领导及各级单位传阅各种公文的统计表，包括传递份数、次数、是否按时等数据。

档案管理系统

档案管理系统包括以下内容：
    (1)收发文系统档案室：收文、发文、签报、传阅件在归档后档案管理过程主要包括三个部分，即案卷定义、文件归卷和文件借阅。不同的人具有不同的档案借阅权限。
    (2)业务档案室：可以根据黄冈电信局现采用的档案管理制度具体制定，一般包括电信局日常业务中需要归档的文件管理，包括人事档案、工作档案、合同档案等。用户可按自己需要对档案进行分类，定义不同查阅权限，便于不同用户进行借阅。

人事管理系统

人事管理可根据贵公司现采用的人事和工资制定具体制定。一般包括人员信息维护、电信局各单位信息维护、工资管理、劳动保险管理、住房管理及相应查询、统计等功能。

合同管理

合同管理包括合同录入、合同查询、合同执行情况动态跟踪等管理，并生成相应查询、统计报表。

计划管理

计划管理包括两部分：
    (1)业务计划管理：可以根据贵公司现有计划管理制度制定，主要包括通过网络收集各部门传送的统计报表，制定年度、月计划报表。并将报表送入公文管理系统，送交相关领导批准。如果配有档案管理系统，自动进行归档处理。
    (2)个人计划管理：每个工作人员可以根据需要制定自己的工作日程安排，系统自动按照你设定的方式定时通知你。同时，系统自动将各种需要你批阅、签发的文件自动放入你的计划管理中，你一开机就可以知道你现在该做哪些事情了。

会议管理系统

在会议管理系统中，我们可以起草会议安排，并给每个与会人员安排与会通知，在会议召开后，可以形成会议纪要，管理员可以创建一周的会议安排表。

信息查询

任一种报表（财务统计报表、业务统计报表、收入统计报表）、通知等信息资料，转化为HTML文件格式，放入电信局局域网中，通过Web Server供工作人员查询。由于不同人员的权限不同，不同的工作人员可以查询不同的信息，例如一般工作人员不能查阅重要的统计信息，但可以查阅由局办公室分发的各种通知等。

个人信息

用户可以在个人信息库中起草发文、传阅件或签报。也可以制定个人日历（日程安排）、定制工作流程，设置系统显示界面等。

系统管理

系统管理是保证本系统安全、稳定运行一个不可少的子系统。主要包括：
    (1)用户管理：增加、删除用户，修改用户信息，设定用户的权限，设定用户所属部门等。
    (2)系统运行管理：系统运行参数设置、系统运行情况动态显示、系统运行参数统计等。
    (3)系统运行监控：如果配置较高性能网络产品，可以动态监控网络各节点运行情况。